Cómo externalizar la gestión de espacios de trabajo

Igual que tú, los edificios cambian, se mueven y se adaptan al día a día de las empresas: no todos los días hay la misma ocupación en una oficina, las visitas corporativas y comerciales, reuniones y eventos requieren cambios en la organización de las salas y la implementación total o parcial del teletrabajo cambia la concepción de los lugares de trabajo y su organización. 

En general, los espacios de trabajo suponen un lugar principal, detrás de los gastos de personal, en la partida presupuestaria de una empresa. No es de extrañar, entonces, que parte de esa partida se destine a la gestión de los espacios, en constante evolución.

En Grupo Rojas, por nuestra experiencia como proveedores de grandes empresas y grupos inmobiliarios, sabemos que hay casos en los que es vital para muchos contar, tanto con gestores de las instalaciones (líderes que coordinen el desarrollo del personal y la gestión de los espacios) como auxiliares que les apoyen en tareas administrativas y/o físicas. Es aquí donde externalizar esta clase de servicios auxiliares es una decisión clave. Te explicamos por qué.

¿Cómo ayuda un auxiliar de servicios en la gestión de espacios de trabajo?

• Montaje y puesta en orden en salas polivalentes.
• Agendar disponibilidad de salas de reuniones y despachos. Nos apoyamos en la tecnología adecuada para la organización de instalaciones. Conectamos personas con sus entornos de trabajo.
• Pequeñas reparaciones.
• Gestión de visitas y apoyo en eventos.
• Traslado de cajas y mobiliario. 
• Coordinación con auxiliares y gestores de una o varias instalaciones de la empresa.
• Control de climatización y calidad del aire.
• Coordinación con los distintos proveedores de las instalaciones.

Tu empresa no es igual a ninguna otra, sus necesidades tampoco. Por eso, los gestores y auxiliares que coordinan las instalaciones deben adaptarse para ofrecerte las mejores soluciones. 

Liderazgo en la gestión de instalaciones

Como decimos, cada empresa o institución es un mundo y toma caminos diferentes a la hora de mantener y gestionar sus instalaciones. Por un lado, hay quienes optan por externalizar toda el área de Facility Management a empresas con suficiente capacidad de subcontratación y quienes, por otro lado, deciden mantener un departamento que lidere la gestión de personas y espacios y externalizar todo aquello que ayude a darles más alcance. 

En este último caso es donde los proveedores de servicios pueden trabajar para aportar su expertise en áreas concretas y aumentar el alcance de la figura del Facility Lead / Office Manager / Facility Manager, en caso de que este forme parte de la organización. 

De cualquier forma, trabajar con el equipo adecuado es clave para lograr todo objetivo. Si quieres saber más, nuestros asesores pueden ayudarte con ello y resolver tus dudas para hacer de tu caso un éxito.